DATENSCHUTZERKLÄRUNG MOBILE APP
Stand: September 2024
1. Einleitung
Im Folgenden informieren wir über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung unserer mobilen App OurSurvy (nachfolgend nur "App").
Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf eine konkrete natürliche Person beziehbar sind, z.B. ihr Name oder ihre IP-Adresse.
1.1. Kontaktdaten
Verantwortlicher gem. Art. 4 Abs. 7 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist Phrenos GmbH, Uhlandstraße 16, 72250 Freudenstadt, Deutschland, E-Mail: datenschutz@phrenos.de. Gesetzlich vertreten werden wir durch Daniel Klumpp. Unser Datenschutzbeauftragter ist über die heyData GmbH, Schützenstraße 5, 10117 Berlin, www.heydata.eu, E-Mail: datenschutz@heydata.eu erreichbar.
1.2. Umfang der Datenverarbeitung, Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen
Den Umfang der Verarbeitung der Daten, Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen führen wir im Detail weiter unten aus. Als Rechtsgrundlage für eine Datenverarbeitung kommen grundsätzlich die folgenden in Betracht:
- Art. 6 Abs. 1 S. 1 it. a DSGVO dient uns als Rechtsgrundlage für Verarbeitungsvorgänge, für die wir eine Einwilligung einholen.
- Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS GVO ist Rechtsgrundlage, soweit die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung eines Vertrages erforderlich ist, z.B. wenn ein Nutzer von uns ein Produkt erwirbt oder wir für ihn eine Leistung ausführen. Diese Rechtsgrundlage gilt auch für Verarbeitungen, die für vorvertragliche Maßnahmen erforderlich sind, etwa bei Anfragen zu unseren Produkten oder Leistungen.
- Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO findet Anwendung, wenn wir mit der Verarbeitung personenbezogener Daten eine rechtliche Verpflichtung erfüllen, wie es z.B. im Steuerrecht der Fall sein kann.
- Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO dient als Rechtsgrundlage, wenn wir uns zur Verarbeitung personenbezogener Daten auf berechtigte Interessen berufen können, z.B. für Cookies, die für den technischen Betrieb unserer Website erforderlich sind.
1.3. Datenverarbeitung außerhalb des EWR
Soweit wir Daten an Dienstleister oder sonstige Dritte außerhalb des EWR übermitteln, garantieren Angemessenheitsbeschlüsse der EU-Kommission nach Art. 45 Ab. 3 DSGVO die Sicherheit der Daten bei der Weitergabe, soweit diese vorhanden sind, wie dies z.B. für Großbritannien, Kanada und Israel der Fall ist.
Wenn kein Angemessenheitsbeschluss existiert (z.B. für die USA), sind Rechtsgrundlage für die Datenweitergabe im Regelfall, also soweit wir keinen abweichenden Hinweis geben, Standardvertragsklauseln. Diese sind ein von der EU-Kommission verabschiedetes Regelwerk und Teil des Vertrags mit dem jeweiligen Dritten. Nach Art. 46 Abs. 2 lit. b DSGVO gewährleisten sie die Sicherheit der Datenweitergabe. Viele der Anbieter haben über die Standardvertragsklauseln hinausgehende vertragliche Garantien abgegeben, die die Daten über die Standardvertragsklauseln hinaus schützen. Das sind z.B. Garantien hinsichtlich der Verschlüsselung der Daten oder hinsichtlich einer Pflicht des Dritten zum Hinweis an Betroffene, wenn Strafverfolgungsorgane auf Daten zugreifen wollen.
1.4. Speicherdauer
Sofern nicht im Rahmen dieser Datenschutzerklärung ausdrücklich angegeben, werden die bei uns gespeicherten Daten gelöscht, sobald sie für ihre Zweckbestimmung nicht mehr erforderlich sind und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Sofern die Daten nicht gelöscht werden, weil sie für andere und gesetzlich zulässige Zwecke erforderlich sind, wird ihre Verarbeitung eingeschränkt, d.h. die Daten werden gesperrt und nicht für andere Zwecke verarbeitet. Das gilt z.B. für Daten, die wir aus handels- oder steuerrechtlichen Gründen aufbewahren müssen.
1.5. Rechte der Betroffenen
Betroffene haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der sie betreffenden personenbezogenen Daten:
- Recht auf Auskunft,
- Recht auf Berichtigung oder Löschung,
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
- Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung,
- Recht auf Datenübertragbarkeit,
- Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.
Betroffene haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Kontaktdaten der Datenschutz-Aufsichtsbehörden sind unter https://www.bfdi.bund.de/DE/Service/Anschriften/Laender/Laender-node.html abrufbar.
1.6. Pflicht zur Bereitstellung von Daten
Kunden, Interessenten oder Dritte müssen uns im Rahmen einer Geschäftsbeziehung oder sonstigen Beziehung nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung der Geschäftsbeziehung oder sonstigen Beziehung erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel den Abschluss eines Vertrages oder die Bereitstellung einer Leistung ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag oder sonstige Beziehung nicht mehr durchführen können. Pflichtangaben sind auf als solche gekennzeichnet.
1.7. Keine automatische Entscheidungsfindung im Einzelfall
Zur Begründung und Durchführung einer Geschäftsbeziehung oder sonstigen Beziehung nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DSGVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.
1.8. Kontaktaufnahme
Bei der Kontaktaufnahme mit uns, z.B. per E-Mail oder Telefon, werden die uns mitgeteilten Daten (z.B. Namen und E-Mail-Adressen) von uns gespeichert, um Fragen zu beantworten. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO), an uns gerichtete Anfragen zu beantworten. Die in diesem Zusammenhang anfallenden Daten löschen wir, nachdem die Speicherung nicht mehr erforderlich ist, oder schränken die Verarbeitung ein, falls gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
2. Datenverarbeitung in der App
2.1. Herunterladen der App
Unsere App steht in Apple's App Store und Google's Play Store (nachfolgend "Stores") zum Herunterladen bereit. Wenn Nutzer die App herunterladen, werden die erforderlichen Informationen an die Stores übertragen, also insbesondere Nutzername, E-Mail-Adresse und Kundennummer des Accounts, Zeitpunkt des Downloads, Zahlungsinformationen und die individuelle Gerätekennziffer. Auf diese Datenerhebung haben wir keinen Einfluss und sind nicht dafür verantwortlich. Wir verarbeiten die Daten nur, soweit es für das Herunterladen der mobilen App auf das mobile Endgerät des Nutzers notwendig ist.
2.2. Hosting
Unsere App hostet der Anbieter Hetzner. Der Anbieter verarbeitet dabei die über die App übermittelten personenbezogene Daten, z.B. auf Inhalts-, Nutzungs-, Meta-/Kommunikationsdaten oder Kontaktdaten. Es ist unser berechtigtes Interesse, eine App zur Verfügung zu stellen, so dass die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO ist.
2.3. Informatorische Nutzung der App
Wenn Nutzer unsere App nutzen, erheben wir die Daten, die für uns technisch erforderlich sind, um Nutzern die Funktionen unserer App anzubieten und die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten. Darin liegt unser berechtigtes Interesse, so dass Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO ist.
Die insoweit verarbeiteten Daten sind:
- IP-Adresse (anonymisiert)
- Datum und Uhrzeit der Anfrage
- Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT)
- Inhalt der Anforderung (konkrete Oberfläche)
- Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode
- jeweils übertragene Datenmenge
- Betriebssystem und dessen Oberfläche
- Sprache und Version des Betriebssystems
2.4. Datenverarbeitung bei der Teilnahme an einer Mitarbeitendenumfrage mit OurSurvy
Im Rahmen einer Mitarbeitendenumfrage mit dem OurSurvy-System (z.B.: zur Unterstützung einer Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen) erheben wir folgende Daten der Endnutzer:
- Geschlecht / keine Angabe
- Alterskategorie / keine Angabe
- Führungsverantwortung / keine Angabe
- Wöchentliche Arbeitszeit / keine Angabe
- Art der Tätigkeit / keine Angabe
- Überwiegend im Home-Office / keine Angabe
- Ihr Freitext / Feedback (optional)
- Ihre Eingaben bei der Beantwortung der Umfrageinhalte (optional)
- Betriebssystem des Endgeräts
- Datum und Uhrzeit der Eingaben
Bei den oben genannten Daten handelt es sich um freiwillige Angaben des Endnutzers. Sie werden zum Zwecke der Erstellung einer anonymisierten Mitarbeitendenumfrage erhoben. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO, es sei denn es handelt sich um Gesundheitsdaten; dann bildet Art. 9 Abs. 2a) DSGVO den Erlaubnistatbestand. Für die Verarbeitung der Daten wird zur Beginn der Umfrage Ihre Einwilligung eingeholt und auf diese Datenschutzerklärung verwiesen.
Bei der Nutzung der Feedbackfunktion ist ausgewiesen, dass der vom Endnutzer verfasste Text direkt an die Unternehmensleitung oder den Entwickler übertragen wird. Hier kann zusätzlich zur Einwilligung der Erlaubnistatbestand nach Art. 9 Abs. 2 lit. e) DSGVO herangezogen werden. Sofern die OurSurvy-Umfrage durch einen durch die Unternehmensleitung beauftragten Gesundheitsdienstleister durchgeführt wird, erklärt der Endnutzer mit Inanspruchnahme der optionalen Feedbackfunktion sein Einverständnis zur zweckmäßigen Einsicht und Weitergabe seines Freitextes durch den beauftragten Gesundheitsdienstleister an die Unternehmensleitung.
Eine Weitergabe der Daten von uns an Dritte erfolgt ausschließlich an den oder die Auftraggeber der jeweiligen Umfrage, wie z.B. an den jeweiligen Arbeitgeber der befragten Mitarbeiter oder an den durch ihn beauftragten Gesundheitsdienstleister.
Dem jeweiligen Auftraggeber wird nach Abschluss der Mitarbeitendenumfrage eine Auswertung aufbereiteter und anonymer Daten zur Verfügung gestellt.
Die erhobenen Daten werden nach Abschluss des Auftrages gelöscht, es sei denn die betroffene Person hat in eine darüber hinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs.1 S.1 lit. a) DSGVO eingewilligt. Endnutzer können Ihre Daten direkt in der Mitarbeitendenumfrage löschen. Hierfür muss auf den Button "Daten löschen" geklickt werden.
3. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung mit Wirkung für die Zukunft zu ändern. Eine aktuelle Version ist jeweils hier verfügbar.
4. Fragen und Kommentare
Für Fragen oder Kommentare bezüglich dieser Datenschutzerklärung stehen wir gern unter den oben angegebenen Kontaktdaten zur Verfügung.