Effektive Meetings: Tipps für sinnvolle Besprechungen

OurSurvy-Team am 02.05.2023

Effektive Meetings: Tipps für sinnvolle Besprechungen

Meetings können ein wichtiger Bestandteil der Arbeit in einem Unternehmen sein, aber sie können auch zu einer enormen Zeitverschwendung werden, wenn sie nicht richtig durchgeführt werden. Unproduktive oder unnötige Meetings kosten Unternehmen jedes Jahr Millionen von Euro. 

Was unproduktive oder unnötige Meetings kosten

Eine schlechte Planung und Durchführung von Meetings kann dazu führen, dass wichtige Arbeit liegen bleibt und Kosten entstehen. Folgende Kosten können bei unproduktiven Meetings entstehen:

  • Zeit: Mitarbeitende verbringen Zeit in Meetings, anstatt produktive Arbeit zu leisten.
  • Gehalt: Mitarbeitende werden dafür bezahlt, an Meetings teilzunehmen, unabhängig davon, ob sie produktiv sind oder nicht.
  • Produktivität: Unproduktive Meetings können dazu führen, dass wichtige Arbeit liegen bleibt oder nicht erledigt wird.
  • Motivation: Wenn Mitarbeitende das Gefühl haben, dass Meetings sinnlos oder unproduktiv sind, kann dies ihre Motivation beeinträchtigen.

Welche sinnvollen Meetings gibt es?

Nicht alle Meetings sind unproduktiv oder unnötig. Sinnvolle Meetings können dazu beitragen, die Zusammenarbeit im Unternehmen zu verbessern, Entscheidungen zu treffen und Ziele zu erreichen. Folgende Arten von Meetings können sinnvoll sein:

  • Status-Update-Meetings: Diese Meetings dienen dazu, den Status von Projekten zu besprechen und sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden auf dem gleichen Stand sind.
  • Brainstorming-Meetings: Diese Meetings können dazu beitragen, neue Ideen und Lösungen zu generieren.
  • Entscheidungsfindungs-Meetings: In diesen Meetings werden Entscheidungen getroffen, die das Unternehmen betreffen.
  • Feedback-Meetings: Diese Meetings bieten die Möglichkeit, Feedback von Mitarbeitenden oder Kund*innen einzuholen und darauf zu reagieren.

Wie kann ein gutes Meeting ablaufen?

Damit ein Meeting produktiv und sinnvoll ist, gibt es einige Dinge zu beachten. Hier sind einige Tipps, wie ein gutes Meeting ablaufen kann:

  • Eine klare Agenda: Die Agenda sollte im Voraus erstellt und an alle Teilnehmer*innen verteilt werden, damit sie sich darauf vorbereiten können. Spannende Idee: Die Vorbereitung zum Teil des Meetings werden lassen. Sprich, die ersten 15 Minuten beschäftigen sich alle in Ruhe mit der Agenda. So sind alle zu Beginn des Meetings auf dem gleichen Stand.
  • Zeitplanung: Es ist wichtig, dass das Meeting pünktlich beginnt und endet, um die Zeit aller Teilnehmer*innen zu respektieren.
  • Teilnehmer*innen: Nur die notwendigen Teilnehmer*innen sollten eingeladen werden, um sicherzustellen, dass alle Anwesenden einen Beitrag leisten können.
  • Moderation: Eine Moderation sollte das Meeting leiten und sicherstellen, dass alle Teilnehmer*innen zu Wort kommen und dass das Meeting bei der Agenda bleibt.
  • Zusammenfassung: Am Ende des Meetings sollte eine Zusammenfassung erstellt werden, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer auf dem gleichen Stand sind und um sicherzustellen, dass die Diskussionen und Entscheidungen dokumentiert werden.

Ein weiterer Tipp:

  • Meetingfreie Tage einführen! Oder umgekehrt: Meeting-Tage einführen. So gibt es Tage, an denen ohne Unterbrechungen gearbeitet werden kann.

Fazit

Meetings können ein wichtiger Bestandteil der Zusammenarbeit im Unternehmen sein, aber sie müssen richtig geplant und durchgeführt werden, um sinnvoll und produktiv zu sein. Unproduktive oder unnötige Meetings kosten Unternehmen Zeit, Geld und Motivation. Durch eine klare Agenda, eine gute Zeitplanung, die Einladung der richtigen Teilnehmer*innen, eine gute Moderation und eine Zusammenfassung am Ende des Meetings kann sichergestellt werden, dass Meetings effektiv und produktiv sind und einen Mehrwert für das Unternehmen bieten. Es ist wichtig, dass Unternehmen ihre Meetings überprüfen und sicherstellen, dass sie sinnvoll und produktiv sind, um Zeit und Ressourcen zu sparen.

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